Одними из часто задаваемых вопросов по отчетной медицинской документации сотрудникам Центра медицинской статистики НИИОЗММ ДЗМ являются вопросы, связанные со сроками хранения учетных форм и статистических отчетов.
В соответствии с п. 335 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» первичные статистические данные (отчеты) – документированная информация по формам федерального статистического наблюдения о деятельности респондента – юридического лица, представляемые субъекту официального статистического учета – федеральному органу государственной власти, осуществляющему формирование официальной статистической информации, имеют следующие сроки хранения:
а) годовые и с большей периодичностью, единовременные – постоянно;
б) полугодовые, квартальные – 5 лет. При отсутствии годовых – постоянно;
в) месячные - 3 года. При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных – постоянно;
г) декадные, еженедельные – 1 год.
В тоже время п. 4.4 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (далее – Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237) уточняет, что срок хранения «постоянно», установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях:
- 15 лет для документов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций;
- 10 лет для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации;
Срок хранения «постоянно» для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет.
Сроки хранения учетных форм документов, сформированных в процессе деятельности медицинских организаций, оказывающих медицинскую помощь в амбулаторных и стационарных условиях регламентируются, как правило, актами федеральных органов государственной власти.
Например:
1) Значительная часть сроков хранения медицинской документации, в том числе формы 003/у – медицинская карта стационарного больного, 109/у – журнал записи вызовов скорой медицинской помощи, 026/у – медицинская карта ребенка, 025/у – медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях, 025-1/у - талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях, 030/у – контрольная карта диспансерного наблюдения определяется Письмом Минздрава России от 07.12.2015№ 13-2/1538 «О сроках хранения медицинской документации» и составляет от 1 года до 25 лет.
2) Сроки хранения корешков медицинских свидетельств о рождении и медицинских свидетельств о смерти, в том числе перинатальной, составляют 1 календарный год после окончания года, когда было выдано медицинское свидетельство, что закреплено п. 23 Рекомендаций, приведенных в приложении № 1 к письму Минздравсоцразвития России от 19.01.2009 № 14-6/10/2-178 «О порядке выдачи и заполнения медицинских свидетельств о рождении и смерти» и п. 27 Порядка выдачи учетной формы № 106/у «Медицинское свидетельство о смерти», п. 30 Порядка выдачи учетной формы № 106-2/у «Медицинское свидетельство о перинатальной смерти», утвержденных Приказом Минздрава России от 15.04.2021 № 352н «Об утверждении учетных форм медицинской документации, удостоверяющей случаи смерти, и порядка их выдачи» соответственно.
3) Корешки бланков листков нетрудоспособности, испорченные бланки листков нетрудоспособности в соответствии с пп. 12–13 Инструкции, утвержденной приказами ФСС РФ № 18 и Минздрава России № 29 от 29.01.2004 «Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения» хранятся в течение 3 лет.
4) Карта профилактического медицинского осмотра несовершеннолетнего по форме № 030-ПО/у-17, Карта диспансеризации несовершеннолетнего по форме № 030-Д/с/у-13, Карта осмотра по форме № 030-Д/с/у-13 хранится в течение 5 лет. Данный срок определен п. 23 Порядка, приведенного в приложении 1 к Приказу Минздрава России от 10.08.2017 № 514н «О Порядке проведения профилактических медицинских осмотров несовершеннолетних», п. 22 Порядка, утвержденного Приказом Минздрава России от 15.02.2013 № 72н «О проведении диспансеризации пребывающих в стационарных учреждениях детей-сирот и детей, находящихся в трудной жизненной ситуации», п. 22 Порядка, утвержденного Приказом Минздрава России от 11.04.2013 № 216н «Об утверждении Порядка диспансеризации детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, в том числе усыновленных (удочеренных), принятых под опеку (попечительство), в приемную или патронатную семью» соответственно.
Кроме этого, данные приказы для Отчета по форме № 030-ПО/о-17 «Сведения о профилактических медицинских осмотрах несовершеннолетних», Отчета по форме № 030-Д/с/о-13 «Сведения о диспансеризации несовершеннолетних», Отчета по форме № 030-Д/с/о-13 «Сведения о диспансеризации несовершеннолетних» устанавливают срок хранения – в течение 10 лет.
5) Хранение материалов, полученных по результатам дистанционного взаимодействия медицинских работников между собой, медицинских работников и пациентов с применением телемедицинских технологий осуществляется в течение сроков, предусмотренных для хранения соответствующей первичной медицинской документации. При этом срок хранения аудио- и видеозаписи консультаций и консилиумов врачей, текстовые сообщения, голосовая информация, изображения, иные сообщения в электронной форме составляет один год – пп. 60–61 Приказа Минздрава России от 30.11.2017 № 965н «Об утверждении порядка организации и оказания медицинской помощи с применением телемедицинских технологий».
Важно обратить внимание, что электронные медицинские документы в соответствии с п. 4.2 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 237 и п. 20 Приказа Минздрава России от 07.09.2020 № 947н «Об утверждении Порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов» хранятся в информационной системе не менее срока хранения соответствующих медицинских документов на бумажном носителе.
